あなたが知らない人にビジネスレターを書くのは、あなたが既に知っている人にレターを書くのと同じくらい難しいことではありません。しかしながら、その手紙のフォーマットは依然として専門的なものであり、ビジネスにおけるコミュニケーションのエチケットの適切な基準を遵守しなければなりません。ビジネスレターを始める前に、あなたが受取人の名前を正しくつづる方法を知っていること、そして人の正しい肩書きと会社の住所を持っていることを確認してください。
自分の姓を使用して、 "Dear Mr. Smith"や "Dear Ms. Johnson"など、未知の人のための適切なビジネス紹介でレターを始めます。配偶者の婚姻状態が不明な女性宛の手紙の場合は、接頭辞 "Ms."を使用してください。文字がより正式なものである場合は、カンマではなくコロンで始めてください。
まだ会っていないので、受信者に自己紹介してください。なぜあなたが手紙の最初の段落に書いているのか説明しなさい。あなたの問い合わせの目的とあなたが受け手に何を求めているのかを専門的な声で伝えてください。
ビジネスに適した形式で文字を入力してください。ページの左側にフラッシュされ、段落のインデントを回避する段落を使用します。各段落の後にはスペースを1つ入れてください。 「誠意を持って」や「よろしく」など、ビジネスに適した署名で文字を終了します。
手紙の本文に専門的かつ客観的な声を使ってください。それでも尊敬を伝えながら、公平かつ友好的なままです。彼の時間に対する感謝のメモを書きなさい。
