ビジネスレターを書くとき、「注意」行を使うことはあなたの通信を正しい受取人に向けるのを助けることができます。部署全体に手紙を送る場合や、役職はあるが手紙を受け取る必要がある人の名前は持っていない場合は、「注意」行を使用するのが適切です。あなたが特定の個人の名前を持っているならば、あなたは「注意」行を使う必要はありません。
ビジネスレター内の「注意」行の使用
自分の住所を入力して、ビジネスレターを始めます。行をスキップして日付を入力してください。別の行をスキップしてください。
あなたが手紙を送っている会社の一般的な住所をタイプしなさい。これは内部アドレスとして知られています。
行をスキップして「注意」行を入力します。すべて大文字でも、大文字と小文字の組み合わせでもかまいません。 「ATTN」または「Attn」と省略するのではなく、「注意」と書き出すことをお勧めします。あなたが連絡したい部署のタイトルでこれに従ってください。特定の個人に連絡を取っている場合は、「注意」行を使用する必要はありません。代わりに、その人の名前を内部アドレスの最初の行として使用してください。 「注意」の後にコロンを使用するかどうかについてはさまざまな意見がありますが、著書の「ビジネスコミュニケーションの基本」では、著者のMary Ellen GuffeyとRichard Almonteはコロンはオプションであると述べています。
これは、「注意」行がどのように見えるかについての2つの例です。
注意人事リソースマネージャ
または
注意：人事マネージャー
行をスキップして挨拶文を入力し、その後に文字の本文を続けます。
宛名ラベルまたは封筒に「注意」行を使用する
最初に「注意」行を入力するか書いてください。ビジネスレターの内部アドレスの形式とは異なりますが、これは米国郵政公社が推奨する形式です。
あなたが通信を向けている会社の完全なアドレスでこれに従ってください。番地、市区町村、都道府県、および郵便番号だけでなく、それらを知っている場合は、必ずスイート番号またはフロア番号を含めてください。
手紙を郵送する前に正確さについて住所を確認してください。
ヒント
-
一部のスタイリストは、ビジネスレターの「注意」の行は必ずしも必要ではないと考えています。一般に、あなたの通信が意図した受取人を見つけるのが難しいかもしれないと信じるときだけそれを使います。
