燃料インベントリの計上方法

燃料インベントリーの会計処理には、燃料を受け取るときと出すときの両方で、機能的な体積測定方法が必要です。環境要因により、在庫不足が発生する可能性があります。例えば、高温下では、加圧されていないタンク内の燃料の一部は気化して液量測定に使用できないことがあります。あるいは手動測定をするために容器を開いたときに逃げることさえあります。あるいは、寒い天候は液体燃料ストックの体積収縮を引き起こす可能性があります。ロッキングメカニズムの使用による盗難防止も、正確な燃料在庫を維持するために重要です。

日誌に燃料取引を記録する。複数の場所を持つ企業は、サイトの管理スタッフによって定期的に更新されるすべての分配場所のログブックを持つべきです。会社の運転手は個人的な燃料取引日誌をつけるべきです。共有車両は、2つのデータセットが後で相互参照されるように、独立した運転者ログに加えて独自のログインを持つべきです。車両と運転手のログブックには、燃費を監視するために毎日走行した距離も含まれるべきです。

ログブックからのデータを定期的にコンピュータのスプレッドシートにまとめて、組織の燃料使用の全体像を形成します。燃料補給所を持つ企業は、ログブックのデータを使用して、燃料の在庫残量を判断できます。

機械式のインジケータと手動のディススティックの両方を使用して、実際の燃料を定期的に手動で点検し、貯蔵します。手持ちの実際の燃料ストックをログベースのスプレッドシートの見積もりと比較すると、ポンプ装置や盗難に欠陥があることを会社に警告することができます。 Cantest Solutions Inc.によると、平均的な夏の日であっても、燃料の蒸発が0.125％を超える測定の不一致をもたらすべきではありません。それより有意に高い矛盾は、問題を示している可能性があります。

使用していないときは、ポンプとガスキャップを常にロックしてください。これは盗難による在庫の縮小を防ぎます。

ログブックとスプレッドシートのデータを使用して、月ごとのデータを比較します。データを相互参照することで、燃料の使用に関する傾向が明らかになることがあります。また、記録は各車両の燃料消費量を追跡するため、車両のメンテナンスに役立つ指標となる場合もあります。

ヒント

ログブックデータに基づいて複数のスプレッドシートを作成することで、経理担当者は事業に関連するさまざまな要因を追跡できます。ガソリンスタンドのようないくつかの事業は単純な燃料補給と燃料補給の報告を記録することに満足しているかもしれないが、フリート車両を使用する事業はより複雑な記録管理と報告から有用な洞察を得るかもしれない。